Smart Documents to Communicate with your Customers

Doing e-invoicing properly can improve supply chain finance

There are people in the industry who think the results of e-invoicing is falling behind expectations. The article below (originally published by The Paypers) describes some considerations and an alternative to reach certain improvements.

Business communication today is extensively relying on the so-called four corner model: Partner A creates a document, some times inserts it into an envelope (paper or electronic), passes it onto its service provider, which makes certain operations, like conversion, finds the service provider of the addressee and passes the document onto this organisation, which again executes certain operations and ultimately passes the document onto the (ERP) system of the receiver (Partner B). During this journey, the content of the document is sealed from the outside world and the issuer looses the control, learning the outcomes in days, weeks or months. It is easy to recognise that the process resembles a lot the old paper procedures, though it is much cheaper and faster by virtue of the internet today.

Need for transactional services

It is also recognised and said in official papers, that "e-delivery can be defined as delivery of electronic documents enabling transactional public services". It is clear that this is only an objective without realistic expectation under the current setup. The primary demand in today's business environment is acting quickly, efficiently, precisely, without errors, and above all saving costs.

Purposes of documents

We also acknowledge that documents (e.g. invoices, delivery notes) are never created for the sake of it, but to execute operations on them (rejection, approval, correction, dispute, save, archive, pay etc.). Very few of these need all data elements of the document. For instance, you can make the payment with 5-6 data elements (amount, account numbers, due date, currency, bank ID etc.). By separating these subsets of data from the rest and present the relevant information to the person acting in a specific role can make her/his work more efficient, open up services to competing entities, without disclosing sensitive data not required for the operation. It is quite easy to make this separations (views) if the document is in well structured (XML) format. By definition, a structured XML document will be called a Smart Document. Please note that with this setup up we are halfway to automation.

Sharing the documents to collaborate

We have reached the last stage: what to do with these Smart Documents? The answer comes from the early times of e-billing/invoicing (EBPP) and called presentation or as we today suggest to call it - sharing. This is not the same with what most people think of document sharing; we share elementary document data based on their views under stringent access control and security measures. We name it a Shared Smart Document (SSD) and the result is collaboration among partners.

The infrastructure

So far, we discussed the underlying reasons and principle, but to make working solutions we need a little more: infrastructure. Obviously, this is represented by the internet where we make use of some fundamental services and characteristics: uninterrupted (continuous, real time if you like), bidirectional and symmetric service.

The benefits

These will give rise to the following advantages:

the shared document can be accessed & executed by anyone authorised, from anywhere (an invoice after being accepted by the buyer can be immediately subject to early or late payment offers from any contender);

the status of the document can be monitored;

missing or erroneous data can be corrected immediately without making phone calls;

complaints/disputes can be settled within the shortest possible time;

all partners will have the option to create their own (most efficient) processes and do not need to follow a process created by e.g. the buyer.

Hatékonyság növelése és a felhasználói élmény javítása megosztott dokumentumokkal

Tranzakció alapú dokumentum kezelés

Az üzleti világban manapság a legelterjedtebb módszer a dokumentumok felek közötti eljuttatására a közbülső szolgáltatók útján történik (az angolszász szakirodalom ezt 4 – corner modellnek nevezi, ennek során a küldő átad egy dokumentumot a saját szolgáltatójának, aki azon elvégzi az ehhez szükséges átalakításokat, majd ’’becsomagolja’’, és átküldi a fogadó szolgáltatójának, aki szintén elvégzi az átalakítási műveleteket, majd eljuttatja a fogadó számítógépes rendszere számára. Ezen műveletek során a feladó a feladás pillanatában elveszíti rálátását a dokumentumra és annak sorsáról csak később értesül.

A fent leírt folyamat jelentős előrelépés a papíralapú rendszerekhez képest, azonban lényegében azokat a folyamat elemeket reprodukálja. Elektronikus szolgáltatások ezeken a dokumentumokon csak külön-külön a kibocsátó, vagy a fogadó számítógépes rendszeréről lehetséges.

Dokumentum létrehozása sohasem öncélú, azokat a partnernek azért küldjük, hogy ezeken valamilyen műveleteket hajtsanak végre. Ilyen műveletek: elfogadás, visszautasítás, jóváhagyás, reklamáció, fizetés, stb. Ezekhez a műveletekhez legtöbbször nem szükséges a dokumentumban lévő összes adat, csak azok egy szűkített része.

A fentiek figyelembevételével született meg a megosztáson alapuló úgynevezett ’’Smart Dokumentum’’ elve, és az ezekre épülő szolgáltatások (a lassan meghonosodó angolszász terminológia Shared Smart Document – SSD).

A megosztás ebben a környezetben pontosan ugyanazt jelenti, mint ami a lakosság felhasználás körében az utóbbi időben elterjedt, azonban az üzleti, közigazgatási területen ez szigorú hozzáférési jogosultság kezeléssel párosul. Továbbá ezek a megosztott dokumentumok úgynevezett jól strukturált dokumentumok (XML), amelyek hozzáférhetővé teszik a dokumentum elemi adatait (irányítószám, cím, cégnév, fizetendő összeg, fizetési határidő, számlázott tételek sorai és oszlopai, azaz minden olyan elem, amelyen valaki később műveletet akarhat végezni annak érdekében, hogy ezek a műveletvégzések minél hatékonyabbak legyenek. A dokumentumok adattartamához úgynevezett ’’nézeteket’’ hozunk létre, amelyek tartalmazzák az adott feladatkörben, szerepkörben tevékenykedő személyek számára szükséges adatokat a lehető legáttekinthetőbb, az eredeti formátumtól akár eltérő formában (meg kell jegyezni, hogy ez átmeneti lehetőséget képez a későbbi dokumentum automatizálás irányában). A fent hivatkozott Smart dokumentum nem más, mint a strukturált dokumentum a nézetekkel kiegészítve.

Az SSD ilyen formában való használata tetszés szerinti folyamatok kialakítását teszi lehetővé bárki számára, aki az adatok egyes nézeteihez hozzáférési jogosultsággal rendelkezik. Ez a lehetőség nagymértékben megkönnyíti a folyamatok átalakítását, új folyamatok bevezetését és új szereplők megjelenését.

A fenti koncepciót olyan Internet alapú rendszerrel érdemes megvalósítani, ami a résztvevők számára megszakítás nélküli, folyamatos hozzáférést biztosít az adatokhoz. A dokumentumokkal kapcsolatos kommunikáció kétirányú és szimmetrikus. Ez azt eredményezi, hogy ugyanazt a műveletet bármelyik erre feljogosított fél végrehajthatja.

A vázlatosan leírt rendszer jelentősen lerövidíti a dokumentumokon végrehajtott tényleges idő idejét azáltal, hogy a hiányosságoknak, pontosításoknak megteremti az azonnali lehetőségét. Bizonyos művelek végrehajtását egyetlen kattintással el lehet végezni (pld. fizetést) a sok ügyfél problémát okozó telefonos ügyintézés jelentős része elmarad, call centerek üzemeltetői által ismert felhasználói zsörtölődés a minimálisra csökkenthető és az ügyintézés hatékonysága jelentősen megnő.

Egy ilyen rendszer kialakítása nem feltétlenül a dokumentum keletkezésétől indítható. Lehetőség van nemzeti és nemzetközi szabványokkal megfelelő dokumentum formátumok kezelésére. Ilyen pld. a NAV számlakövetelménye, az Európai Unió hamarosan megjelenő direktívájában szereplő PEPPOL és UBL szabványa, de egyedi formátumok kezelésére is lehetőség van.